Una factura rectificativa se utiliza para modificar otra factura original en la que haya algún error y se tenga que corregir o completar algún dato.
Son documentos necesarios porque una factura original no se puede cambiar ni modificar, por lo que, si hay cualquier equivocación, se debe realizar a través de una rectificativa.
Según la Agencia Tributaria, existen determinados supuestos en los que es obligatorio emitir una factura rectificativa:
* Cuando la factura original no cumpla con alguno de los requisitos del reglamento de las obligaciones de facturación ; en concreto los artículos que establecen el contenido de la factura y el de los documentos sustitutivos, respectivamente.
*En caso de que se hubieran dado alguna de las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible del IVA, tipo: devoluciones de envases, impagos, cambios en los precios, descuentos…
* Si las cuotas de IVA repercutidas no se hubieran precisado bien.
Cuando se diera cualquiera de las anteriores situaciones, se debería emitir una rectificativa. Sin embargo, desde Hacienda advierten de que no se rectificarán las cuotas impositivas repercutidas en los siguientes supuestos:
*Cuando las causas de la modificación implique aumentar las cuotas repercutidas y los destinatarios de este incremento no actúen como los responsables del impuesto o empresarios. Como excepción, si se produce una elevación legal de los tipos impositivos, la rectificación se puede realizar en el mes en el que entrara este aumento en vigor y el siguiente.
* En caso de que la propia Agencia Tributaria manifieste en las liquidaciones que hay cuotas impositivas devengadas y no repercutidas más altas que las declaradas por el empresario y hubiera cometido un fraude o debía saber que estaba realizando una operación fraudulenta. Una vez que se cumplen las condiciones oportunas para emitir una factura rectificativa, esta debe expedirse en el momento en el que se tenga constancia de ello. Solo hay una excepción, y es que no pueden haber pasado cuatro años desde que se devengó el impuesto.
Cuándo y cómo hay que emitir un documento de este tipo
Para emitir una factura rectificativa deberá indicarse como tal de manera explícita su condición, así como el motivo por el que se ha procedido a su modificación. En este sentido, la factura nueva deberá incluir los datos que identifiquen la original, el periodo en el que se produce (en el caso de descuentos por volumen de operaciones), la corrección que se haya llevado a cabo y deberán incluir todos los requisitos que establece el reglamento En caso de que la factura original haya tenido un error material que no cumpla los requisitos del reglamento de facturación, se deberá emitir una rectificativa con una serie especial. Lo mismo ocurre cuando se produce un error fundado de derecho, no determinar correctamente la cuota repercutida o cualquier circunstancia en la que hubiera que modificar la base imponible. Si un empresario o autónomo considera que se debe emitir una factura rectificativa por otros motivos, se debe justificar y realizar una solicitud a Hacienda. El departamento de gestión tributaria puede autorizar otros procedimientos si lo considera oportuno.
Tipos
Las facturas rectificativas, a su vez, pueden realizarse por dos motivos: sustitución o diferencias.
Una factura rectificativa por sustitución debe informar de la rectificación que se haya realizado indicando el importe del cambio. Es decir, que se han de registrar dos facturas: la errónea, con importes negativos, y la rectificativa.
Una factura rectificativa por diferencias debe indicar directamente el importe de la rectificación, sin que el signo se tenga en cuenta.